Eesti Töö- ja Organisatsioonipsühholoogide Liit on kahe artikli põhjal koostanud ülevaate kodukontoris töötamise nippidest. Kriisi tõttu on ka meie juhatus sunnitud koosolekuid pidama videosilla vahendusel, nagu alloleval pildil näha.
Lugemiseks kulub aega umbes 5 minutit.
Kodus töötamisest
Google, Microsoft, Twitter. Hitachi, Apple, Amazon. Chevron, Salesforce, Spotify. Ühendkuningriikidest Ameerika Ühendriikideni, Jaapanist Lõuna-Koreani, on need globaalsed ettevõtted viimaste päevade jooksul kehtestanud kodust töötamise eeskirjad seoses COVID-19 viiruse levikuga.
On realistlik eeldada, et muudatus töökorralduses, ehk kontorist koju, saab väga paljude jaoks meie seast mõningaks ajaks uueks normaalsuseks. Uus normaalsus tuleneb ligi kahe nädala tagusest Maailma Terviseorganisatsiooni teadaandest, et koroonaviirus on ametlikult jõudnud pandeemia staatusesse.
Osa töötajatest töötavad kodust esmakordselt, mis tähendab, et on vaja välja mõelda, kuidas keskenduda ülesannetele uues keskkonnas, mis otseselt produktiivsust ei toeta. Küll aga on viise, kuidas jõuda tulemusteni ja vältida hullumist, alates hea tööruumi loomisest kuni oma meeskonnaga suhtlemise maneerini.
Edenda suhtlust
COVID-19 või mitte, kodukontorist töötamise võtmeks on selge kommunikatsioon sinu juhiga – ja konkreetne teadmine, mida sinult oodatakse.
Barbara Larson, juhtimise professor Northeasterni Ülikoolis Bostonis, kes uurib kaugtööd, ütleb: “Hoia igapäevaselt väga selgeid ootuseid kommunikatsiooni osas. Küsi oma juhilt, kas talle sobiks 10-minutiline kõne päeva alustuseks ja kokkuvõtmiseks. Tihtipeale juhid ei ole lihtsalt selle peale mõelnud”.
Enamik inimestest veedavad tööpäeva oma otsese juhi vahetus läheduses, tänu millele on suhtlemine lihtne ja pingevaba. Praegusel hetkel on olukord muutunud ja inimestevaheline suhtlemine muutub keerukamaks, kui kollektiiv ei ole harjunud kaugtööd tegema.
Su otsene juht ei pruugi olla harjunud inimestega töötama näiteks virtuaalselt, või su ettevõttel ei ole kaugtööks vajaminevaid tööriistu, nagu suhtlusrakendust Slack või videokonverentsi rakendust Zoom, ütleb Larson.
Aga isegi nende jaoks, kes on kaugtööga harjunud, võib kodukontor tunduda struktuuritu ja isoleeriv. Eelmisel aastal viidi läbi 2500 kaugtöötajaga uuring, mis leidis, et üksildus oli väljakutset tekitavatest teguritest teisel kohal, ning seda koges 19% vastajatest. Üksildus võib vähendada inimeste motivatsiooni ja produktiivsust.
Seega, kui sa kodus olles suhtled oma otsese juhi ja meeskonnaga, on suureks abiks, kui vestlus on võimalikult “rikkalik”. See tähendab, et kommunikatsioon on näost näkku ja reaalajas, ütleb Larson: videokõned, Skype või Zoom.
“Mis silmist, see meelest suhtumine võib olla tõeliseks probleemiks kaugtöötajatele”, väidab Sara Sutton, FlexJobsi tegevjuht ja asutaja. “Parimad kaugtöö tegijad suhtlevad oma kolleegide ja juhtidega regulaarselt”, kasutades selleks erinevaid võimalusi.
“Võta seda kui päris tööd”
Leidub mitmeid ajatuid kodukontori nippe, mida kasutada. Näiteks, see, et sa saad pidžaamas lesida, ei tähenda, et seda tegema peaksid. “Käi duši all ja pane end riidesse. Võta seda kui päris tööd”, ütleb Larson.
Kui sul pole kodukontorit, siis ürita muuta oma ruum või nurgake eksklusiivselt töö tegemise jaoks. “See, kui inimesed alustavad kaugtööd, aga neil pole hästi varustatud kodukontori ruumi, võib tekitada ajutise languse produktiivsuses”, seletab Sutton. Ta väidab, et topeltmonitorid ning juhtmevaba klaviatuur ja hiir muudavad ta kodus palju produktiivsemaks.
Seega, selle asemel, et voodis lamada koos sülearvutiga, proovi midagi rohkem eesmärgipärast. Lahendus võib olla üpriski lihtne, nagu laua liigutamine ühte nurka segajate eest kaugemale, arvuti lauale asetamine ja sirgelt toolis istumine, nagu sa ka oma töölaua taga teeksid. (Ole siiski teadlik “nutikaelast” ja teistest ergonoomilistest vajadustest.)
See annab ka olulise signaali “ma nüüd töötan” nendele, kellega koos elad. “Loo kodus piire, mida su pereliikmed mõistavad: “Kui uks on kinni, teeselge, et mind pole sind”, ütleb Kristen Shockley, Georgia Ülikooli psühholoogia dotsent.
Töö jaoks kohandatud ruumiga, kus saad keskenduda, on lihtsam näha kaugtöö kasulikke pooli. Eelmisel aastal viis FlexJobs läbi uuringu 7000 töötajaga, mille tulemustest selgus, et 65% osalejatest on kodukontoris töötades produktiivsemad. Nad tõid välja kaugtöö kasulikke jooni, nagu kolleegipoolsete vahelesegamiste vähenemine, minimaalne kontoripoliitika ja vähenenud stress tööle-koju sõitmise osas.
Siiski on oluline oma päevale punkt panna. Eelnevalt mainitud kaugtöötajate uuringus oli enim väljatoodud kodukontoriga seotud kaebuseks suutmatus tööpäevale punkti panna. Töölt koju minek või füüsilisse kontorisse sisenemine ja sealt väljumine annavad selged piirid tööpäevale. Kui aga see puudub, aitavad sinu mõtteviisi suunata “psühholoogilised järjestused”, soovitab Shockley. Näiteks 20-minutiline kohvi joomine hommikul tööpäeva alustamiseks ja kohene treening töö lõppedes päevale punkti panemiseks.
Isegi, kui lastehoidmine ei ole sinu jaoks aktuaalne teema, on kodus olles siiski lihtne mõelda, et “Ma pesen kähku pesu ära”, ta väidab. “Sa pead lähtuma mõtteviisist, et sa päriselt teed ka tööd.”
Väldi eraldatuse tunnet
Siiski, kasutades neid tööriistu, võib pealesurutud ja järsk muutus kontorist kodusesse keskkonda, jätta osad inimesed võitlema muutusega harjumisega.
“Koroonaviirus surub kõiki natuke ekstreemsesse kodukontorisse”, väidab Nicholas Bloom, majandusprofessor Stanfordi Ülikoolis, kes peab TED Talks ürituste sarja raames kaugtöö teemalisi ettekandeid. Ta väidab, et on kahte tüüpi kodukontoris töötavad inimesed: need, kes teevad seda lühiajaliselt, ja need, kes teevad seda pikaajaliselt või täielikult. “See on natuke kui võrdlus kerge jooksu ja maratoniks valmistamise vahel”, ütleb ta.
Viimane on siiski üsna erandlik – Bloomi sõnul töötab ainult 5% kogu Ameerika Ühendriikide tööjõust täielikult kaugtöö abil. Nüüd, kui tegemist on koroonaviirusega, ei ole selge, kui kaua inimesed kodudes on, ning see tekitab täiendavaid probleeme. Näiteks lapsevanemate jaoks on keerulisem kodukontoris töötada, kui lapsed on kodus, sest koolid on kinni. See omakorda tähendab, et pidev ja lähedane suhtlus oma otsese juhiga, kes peavad mõistma kodust töötava inimese olukorda, on ülimalt tähtis.
Kauakestev isolatsioon võib lisaks ohustada ka töödistipliini ja produktiivsust. Just seetõttu soovitab Larson, et meeskonnad prooviksid hoida normaalsuse ja kambavaimu sarnast käitumist läbi ebatavaliste meetodite. Selleks võivad olla virtuaalsed pitsapeod või kogunemised paariks kokteiliks Skype’i või Slack’i kaudu.
“See on hea viis, kuidas lähedaseks saada. See on pisut veider, aga kõik tunnevad end veidralt, seega on olukord pigem lõbus”, ütleb Larson, kirjeldades “me oleme kõik ühes paadis” mentaliteeti. “See lisab pisut kergust muidu keerulisse keskkonda”.
Sutton pooldab ka ideed tõlkida tavapäraselt kontoris toimuvad tegevused veebikeskkonda. “Tähistage sünnipäevi, kiitke inimesi saavutatud eesmärkide ja lõpetatud projektide eest”, ta ütleb. “Võtke aega igapäevaseks vestluseks”.
“Hoia meeleolu üleval”
Ära arva, et olukord pole stressirohke. Negatiivsed uudislood, haigete või eakate lähedaste pärast muretsemine ja võitlemine tungiga minna paaniliselt vetsupaberit ostma, võivad lükata töökirjadele vastamise tähtsuselt viimaseks. Mida rohkem sa panustad kolleegidega suhtlemisesse, seda suurem võimalus on vältida eraldatuse tunnet, mis võib viia depressioonini.
“Üldiselt võib olla kahe kuni nelja nädalane täisajaga kodukontoris töötamine majanduslikult ja ka isiklikult piinarikas, aga üpriski talutav”, ütleb Bloom. “Pikem periood aga, näiteks kaks kuni kolm kuud võib tekitada tõsiseid majanduslikke ja tervislikke kahjusid.”
Ta nõustub, et lahendused olukorra leevendamiseks sisaldavad võimalikult palju näost näkku virtuaalset suhtlemist näiteks videosilla kaudu. Aga lisaks ka regulaarseid vestlusi otsese juhiga – eriti üksinda elavate ja rohkem eraldatust tundvate töötajate puhul – ning regulaarseid tagamõtteta kohtumisi, nagu virtuaalne kohvi või kokteili joomine.
Kui sa oled juht, on su ülesandeks pakkuda selget kommunikatsiooni ning samas ka kindlustada töödistsipliin. “Tänapäeval on kerge olla stressis või tunda depressiooni”, ütleb Larson. Kui sa oled juht, siis “teadvusta, et hetkeolukorras on palju stressi ja keerukust. Sinu töö on utsitada oma meeskonda tagant”.
See on eriti oluline, kui inimesed jäävad kodukontorisse töötama rohkemaks kui paariks nädalaks, mis võib olla üpris tõenäoline. Larson ütleb, et “Looge uut normaalsust. Hoidke inimeste meeleolu üleval”.
Originaalartikkel:
Nipid juhile COVID-19 kriisi ajal kollektiivis töötamiseks
Teadvusta
Võta enda jaoks aega teadvustamaks eesseisvaid raskusi. Suhtle teistega ja jaga oma plaani. Seleta kolleegidele, et sa ei eelda pidevaid konverentskõnesid ega sama intensiivset töösse kaasatust kui tavaolukorras. Su meeskonnale on kasulik teada, et olukorra tajumine keerulisena on täiesti normaalne ja sellest rääkimine on samuti normaalne. Kasutades sõnumeid, e-kirju või telefonikõnesid, on suurem tõenäosus valesti tõlgendada sotsiaalseid signaale. Võib juhtuda, et me teeme rohkem vigu kui tavaliselt ja vajame tuge vältimaks konflikte. Seetõttu on sinul juhina oluline teada anda, et head kolleegidevahelised suhted ja sujuv kommunikatsioon on prioriteediks.
Leevenda kaugsuhtlemisest tulenevat kurnatust
Konverentskõne videosilla vahendusel on ajule kergem kognitiivne koormus kui telefonikõne. Kui siiski toimub infovahetus telefonikõne vahendusel, leia osalejatele kas või lihtsaid visuaale, mida nad saaksid kõne ajal vaadata. Selleks võivad olla isegi lihtsad arutelupunktid Word’i dokumendis. Pea pikkade kõnede vahel pausi. Näiteks võib osade teemade detaile arutada kahestes paarides ja pärast teha kogu meeskonnale kõne, et luua ühine infoväli.
Palun ole eriti teadlik töötajate osas, kellel on kuulmis- või nägemiskahjustus. Küsi neilt otse, kuidas saaksid aidata neil olukorraga kohaneda. Leidub mitmeid ägedaid tehnilisi lahendusi, mida saaks kasutada, ja praegu on just õige aeg selleks.
Võta aega emotsionaalseteks check-in`ideks
Selleks on mitmeid erinevaid võimalusi. Sa võid alustada koosolekuid küsides, kuidas inimestel läheb, selmet sukelduda kohe töösse. Hea küsimus selleks on “Mis on teil täna aktuaalne/oluline?”. Kui inimesed jagavad oma isiklikku elu, lase nende mõttel joosta ja luba neil end tühjaks rääkida. Tavaolukorras sa ei laseks sel nii laialdaselt juhtuda, aga isolatsioonis olles on see inimeste jaoks väga vajalik. Sa võid ka küsida “Selleks, et tänane koosolek oleks täiuslik, milline see peaks olema?”. See küsimus annab võimaluse selgitada välja koosoleku eesmärgid ja sihi.
Sa võid ka luua konkreetse aja sotsiaalsete veebiseminaride jaoks. Igal hommikul, lõunal või õhtul check-in, või 15-minutiline virtuaalne kohvipaus kõigiga, kes teevad tööd kodukontorist, aitab omavahel lähedasemaks saada.
Organiseeri veebipõhiseid heaolu töötubasid
Kui hetkeolukord pikeneb või sinu ettevõte on seotud klienditeenindusega, aitab emotsionaalset töökoormust vähendada töötubade korraldamine heaolu tõstmiseks. Näiteks võib tööpsühholoog läbi viia grupiviisilise või individuaalse veebiseminari, kus osalejatel on võimalus oma pingeid maandada, ning millel on positiivne fookus olukorra kontrollimiseks. Juhina on oluline olla sammu võrra eespool hetkest, mil inimesed on väsinud ja ülekoormatud.
Sea piire
Faktor, mis on inimeste väitel kõige kahjulikum kodukontoris töötamisele, on piiri puudumine töö- ja töövälise aja vahel. Aita töötajatel tööpäev lõpetada meeldetuletusega ning ole ise eeskujuks tööaja järgimise osas. Lisaks räägi kollektiivis, kuidas inimesed saaksid kodus oma ruumi korraldada nii, et töönurk ei oleks puhukeajal silme all.
Originaalartikkel:
Eestikeelse teksti koostasid tööpsühholoogid Riina Telling ja Pia Pedanik.