Digikoormus kui varjatud läbipõlemise risk: mida me seminarilt õppisime?

Möödunud neljapäeval toimus Eesti Ettevõtluskõrgkool Mainoris Eesti Töö- ja Organisatsioonipsühholoogide Liidu läbipõlemisteemalise teavituskampaania raames esimene seminar „Digikoormus kui varjatud läbipõlemise risk“. Keskendusime teemale, mis puudutab pea iga tänapäeva töötajat ja organisatsiooni: pidev infovoog, katkestused ja digikanalite rohkus.

Aruteludest jäi kõlama selge sõnum – digikoormus ei teki ainult töömahust, vaid sellest, kuidas töö on korraldatud ja kuidas me ise valime töötada. Kui märkimisväärne osa tööpäevast kulub suhtlemisele ja teavituste haldamisele, jääb süvenemist nõudev töö tahaplaanile. Päeva lõpus võib jääda tunne, et palju sai tehtud, kuid mitte seda, mis tegelikult oluline.

Teoreetilise tausta lõi Taimi Elenurm, töö- ja organisatsioonipsühholoog, EEK Mainor organisatsioonikäitumise lektor ja nõustaja, kes avas digikoormuse ja tehnostressi olemust ning nende mõju inimese vaimsele ja füüsilisele tervisele.

Pirkko Saar (Telia Eesti personalijuht) ja Merle Raamat (interim personalijuht, Smartful Growth/Wise) jagasid praktilisi kogemusi nii tööandja kui ka töötaja vaatenurgast – kuidas luua organisatsioonikultuur, mis toetab taastumist ja tervislikku digikäitumist, ning kuidas ka ise end töötajana kaitsta.

Seminari teises pooles toimunud paneelarutelus osalesid lisaks esinejatele Maren Penu (Prisma Peremarketi personalidirektor), Joel Kuttšijev (AS OG Elektra IT-juht) ja Ivar Erm (rahvusvaheliste IT-tiimide eestvedaja). Päeva modereeris ETOPi kaasasutaja Pia Pedanik.

Seminaril jagati palju väärtuslikke mõtteid ja praktilisi soovitusi nii tööandjale kui ka töötajale. Toome neist olulisemad välja allpool.

Mida saab teha organisatsioon?

1. Luua selged kokkulepped tööviisides

Digikoormus kasvab sageli seal, kus kokkuleppeid ei ole. Oluline on määratleda, millistes kanalites suheldakse ja milleks, leppida kokku vastamise ootused (nt e-kirjadele vastamine vaid tööajal, sõnumite saatmise ajastamine) ning eristada fookusaega ja koostööaega. Paljud organisatsioonid on võtnud kasutusele koosolekutevabad päevad, nt Telia on liikunud „fookusreedete“ peale.

Merle Raamat ja Ivar Erm tõid välja, et eriti oluline on kokkulepete selgus rahvusvahelistes meeskondades, kus „keegi kuskil maailma otsas alati töötab“. Et vältida 24/7 kättesaadavuse lõksu, tuleks reeglid täpsemalt paika panna (nt kindlad tööblokid, iga päev üks checkpoint jms).

2. Vähendada teadlikult infomüra

Rohkem infot ei võrdu parema informeeritusega. Hea praktika on koondada info regulaarselt, vähendada dubleerimist ja küsida töötajatelt, mida on tegelikult vaja teada.

Telia teeb kord aastas sisekommunikatsiooni auditi, viimase auditi tulemusel vähendati infomahtu lausa ligi 40%. Samuti lühendati ettevõtte üldkoosoleku pikkust tunnilt 20 minutile, sisu pakutakse järjest enam audioformaadis ning siseveebis arendatakse chatboti, mis aitab teavet kiiremini leida.

3. Tugevdada juhtide rolli

Taimi Elenurm tõi välja, et juhi ülesanne on olla infokraan: hoida tiimi infovood puhtad ja mõtestatud ning luua selgust, mitte koormust.  Samuti on juhil oluline näidata oma käitumisega head eeskuju (mitte saata kirju puhkeajal ja pidada ka ise digipause ja taastuda).

Regulaarsed 1:1 vestlused ning juhtide koolitused vaimse tervise ja psühholoogilise turvatunde teemadel aitavad varakult märgata ülekoormuse märke ja ennetada pinge kuhjumist.

Elenurm rõhutas ka, et organisatsioon peab looma psühholoogiliselt turvalise keskkonna, kus töötaja julgeb öelda: „mul on liiga palju digimüra.“ Ta võttis teema kokku kujundlikult: töötaja vaimne ressurss on nagu aku, mida juht saab kas tühjendada või laadida. 

4. Arendada digioskusi ja luua tugi

Stress ei teki mitte tehnoloogiast endast, vaid tundest, et “ma ei oska”. Seetõttu tasub pakkuda mikrokoolitusi, digimentorlust ja tuge neile, kes uusi tööriistu alles omandavad. Taimi Elenurm tõi välja tehnostressi vähendavad tegurid, mis leevendavad tehnostressi: tehnoloogia kirjaoskus, tehniline tugi, kaasamine ja tulemuse nägemine.

Eraldi tähelepanu vajab ka tehisintellekti (AI) kasutamine, kuna on märgatud, et tööriistad, mis peaksid aega säästma, tekitavad sageli uut ajalist survet. Nagu Pirkko Saar märkis: „Hetkel on AI osas inimestel kahtepidi häbi – kas seetõttu, et kasutavad, või seetõttu, et ei kasutanud.“ Seetõttu on mõistlik  kirja panna reeglid, kuidas ja mis tingimustel AI-d kasutatakse ning koolitada töötajaid selle mõtestatud rakendamisel.

Merle Raamat tõi välja, et Wise’is on olemas eraldi Help Slack, kus töötajad saavad omavahel kogemusi jagada  ning Joel Kuttšijev rõhutas, et lisaks tarkvara esmakoolitustele on vaja ka järelkoolitusi, kuna just need aitavad tööriistu tõhusalt kasutada ja vähendavad IT osakonna koormust.

5. Lihtsustada süsteeme

Iga lisakanal suurendab killustatust ja katkestuste riski. Organisatsioon saab toetada keskendumist, vähendades dubleerivaid keskkondi ja optimeerides tööriistu. Organisatsioonide ühinemisel tasuks ühtlustada ka andmebaasid ja infokanalid, et töötajatel oleks lihtne vajalikku infot leida ning väheneks segadus ja sellest tulenev stress. Isegi aeglane arvuti on igapäevane stressiallikas – tehnika peab töötama inimese heaks, mitte vastupidi.

Töövahendite ja infohalduse põhimõtetes peaks töötajani jõudma juba sisseelamisperioodil.

Mida saab teha töötaja?

1. Teha endale digiaudit

Teadlikkus on esimene samm – märka, kuhu aeg ja tähelepanu tegelikult kuluvad. Mitmed esinejad soovitasid mõelda enda jaoks läbi, millised teavitused või harjumused sind enim segavad ning teha vastavad valikud ja korrektuurid n-ö digiauditi raames.

2. Juhtida tähelepanu ja aega

Tootlikkus sõltub tähelepanust, mitte ainult ajast. Süvatööplokid, „vaiksed tunnid“ ja nt Pomodoro-rütm (25+5) aitavad vähendada kognitiivset väsimust. Esinejad rõhutasid mõtet: „tark ei torma“ – kõikidele kirjadele pole vaja kohe vastata ja mõnikord lahenevad teemad ka ise, kui anda aega.

3. Seada piirid ja reeglid

Eriti uues rollis kujunevad tööharjumused kiiresti, seetõttu tasub piirid kehtestada varakult. Näiteks sõnumitele mitte vastamine pärast tööaega või tööplokkide märkimine kalendrisse.

Merle Raamat soovitas neid piire seada juba katseajal, et vältida hilisemat frustratsiooni. Samuti soovitas ta töökoha valikul juba eelnevalt uurida, millised vahendid ja kanalid seal kasutusel on – kas need vastavad sinu tööstiilile ja ootustele.

4. Kasutada töövahendeid teadlikult

Erinevate rakenduste vahel pendeldamine ei võrdu produktiivsusega. Selge vahe töö- ja eraelu kanalite vahel ning reageerimise asemel mõtestatud suhtlus toetavad keskendumist. Ka väikesed muudatused (nt otsus hoida töövestlused Slackis ja eraelu Messengeris) aitavad palju.

5. Taastuda päriselt

Töölt taastumine tähendab pausi ilma ekraanita, liikumist ja meelelise vahelduse pakkumist.

Mõned taastumisnipid osalejatelt:

• Joel Kuttšijev eelistab digiväsimuse ennetamiseks näost näkku kohtumisi, paberraamatuid ja pabermärkmikku ning kuulab muusikat vinüülidelt.
• Maren Penu leiab, et parim taastumine sünnib tegevustes, mis kogu tähelepanu haaravad,  tema puhul on abiliseks lapsed, loomad ja sport.
• Taimi Elenurm soovitas korra nädalas teatris käia – see on paratamatult ekraanivaba keskkond. Samuti võivad aidata värske õhk, akna avamine või käte sooja või külma voolava vee all hoidmine, mis aitab kehal pingest vabaneda.
• Pirkko Saar soovitab panna arvuti kõrvale ja värvida lastega värviraamatut või veeta aega koeraga – need tegevused aitavad taas märgata väikseid hetki ja rõõmuallikaid.
• Merle Raamat soovitab tööpäeval kohvipause teha ilma telefonita ja vajadusel valida kaugem kohviautomaat, et saada ka liikumist. Kohvipausile soovitab ta kindlasti ka kolleege kaasa haarata. Talle toimib hästi ka käeline tegevus, näiteks mööbli restaureerimine.
• Ivar Erm peab samuti käelist tegevust väga taastavaks – tema eelistab aiatöid või tütrega maalimist.

Kokkuvõte

Digikoormus ja sellega seotud läbipõlemise risk ei ole ainult individuaalne probleem ega pelgalt organisatsiooni vastutus – see kujuneb nende kahe koosmõjus. Organisatsioon loob keskkonna, kultuuri ja töökorralduse, kuid töötaja teeb iga päev valikuid, mis mõjutavad tema tähelepanu, taastumist ja töövõimet.

Tasakaal tekib siis, kui nii töökorraldus, tehnoloogia kui ka inimese enda harjumused, digioskused ja säilenõtkus on teadlikult kujundatud. Sellisel juhul on võimalik toetada nii tulemuslikkust kui ka heaolu – ilma, et üks teise arvelt kannataks.

Fotol vasakult: Merle Raamat, Pirkko Saar, Maren Penu, Joel Kuttšijev, Taimi Elenurm, Ivar Erm.

Kokkuvõtte autor: ETOPi kaasliige Ulla Piscopiello